Quel que soit le projet, l’assistant(e) de direction se doit d’assurer le suivi de ce projet. Pour un événement, il s’agira bien sûr de suivre les différentes étapes, de s’assurer que chacune des personnes impliquées suit le cadre du projet, que chacun respecte les délais et que le tout n’est pas susceptible d’être rejeté par la direction le moment venu.

Il est également important quand on suit un projet en tant qu’assistant(e) de direction de pouvoir faire des comptes rendus concis et complets de l’avancement du projet à votre supérieur. L’avancement du projet doit également pouvoir être visible pour les différents maillons de la chaîne.

Pour ce faire, il convient de maîtriser certains outils de suivi, et de développer des méthodes de planification et de rapport efficaces. C’est donc ce qui vous sera enseigné.

Objectifs

Les objectifs de ce module sont les suivants :

● Suivre le contenu de son projet

● Communiquer avec les parties prenantes

● Appliquer les méthodes de planification de projet

● Utiliser les outils de planification de projet

Le rôle d’un(e) assistant(e) de direction dans le suivi de projet

L’assistant(e) de direction n’est pas un chef de projet à proprement parler, mais il/elle devra suivre tous les projets en rapport avec la direction.

Certains projets seront d’ailleurs entièrement confiés à l’assistant(e) de direction, c’est pourquoi, il est primordial que vous soyez préparés à suivre un projet de A à Z et à communiquer dessus.

N’oubliez jamais que l’assistant(e) de direction est l’intermédiaire direct et privilégié de la direction. Ce sera à vous de rapporter les avancements des projets que vous suivez de près ou de loin.

Détails du module

Suivre le contenu de son projet

● Qu’est-ce qu’un projet ?

● Quel contenu dois-je suivre et pourquoi ?

● A quel type de projet est confronté un(e) assistant(e) de direction ?

● Pourquoi votre rôle est-il vital ?

Communiquer avec les parties prenantes

● Qui est concerné par le projet ?

● Réunion d’avancement: bonne ou mauvaise idée ?

● Rapport concis et exhaustif pour la direction : clefs du succès.

● Bavures et retards : comment affronter le mécontentement des parties concernées ?

Appliquer les méthodes de planification de projet

● Définition d’une démarche projet.

● La planification et le suivi, dans le processus projet.

● Les techniques de planification

● Optimiser les ressources sur le projet.

Utiliser les outils de planification de projets

● Identifier les tâches d’un projet.

● Construire le réseau PERT, en précisant les dépendances entre les tâches.

● Identifier les marges et le chemin critique du projet.

● Affecter les ressources aux tâches.

● Comprendre le rapport travail-unité-durée.

Une fois le mois de théorie passé, vous construirez un projet avec la direction de votre entreprise parraine. Le but est de vous confronter à toutes les problématiques que vous serez amenés à rencontrer lors de votre carrière.