Lorsque vous prendrez un poste d’Assistant(e) de direction, une de vos missions principales sera sans nul doute l’organisation de réunions professionnelles.
Si l’organisation de réunions est en quelque sorte la planification d’un événement professionnel particulier, elle répond cependant à quelques exigences particulières, dont notamment le temps. Eh oui, si vous avez plusieurs mois pour planifier une visite d’usine, un séminaire, une soirée d’entreprise, les réunions professionnelles quant à elles s’organisent en quelques jours voire en quelques heures.
Et quand on n’a seulement quelques heures devant soi, il est souvent difficile de trouver le bon créneau pour réunir plusieurs personnes occupées à leur tâches dans un endroit déterminé.
Et parfois, vous le verrez au cours de votre carrière, vous avez le lieu, les invitations à la réunion sont envoyées depuis plus d’une semaine, vous avez même prévu thé, café et petites douceurs, et le jour J la moitié des personnes prévues manquent à l’appel, et l’autre moitié est en retard, n’est pas concentrée ou prévient déjà qu’ils ne resteront pas jusqu’au bout. Tous ces petits aléas, s’ils sont habituels, n’en sont pas moins désagréables.
Nous vous donnerons les astuces et les outils pour éviter ces écueils du mieux que vous pourrez.
Objectifs
Les objectifs de ce module sont les suivants :
- Comprendre les enjeux d’une réunion professionnelle réussie
- Contourner les aléas du planning
- Comprendre les essentiels d’une réunion réussie.
- Maîtriser le temps et les ressources matérielles lors d’une réunion.
Le rôle d’un(e) assistant(e) de direction dans l’organisation de réunions professionnelles.
L’assistant(e) de direction devra pendant sa carrière organiser un nombre incalculable de réunions.
Ces réunions pourront être de petites réunions entre les membres de la direction, mais également des réunions d’information, ou encore des rendez-vous clientèle, ou des rendez-vous avec les médias, les partenaires sociaux, ou des prospects.
En tant qu’assistant(e) de direction, vous êtes garant de l’emploi du temps de la personne que vous assisterez. Si celle-ci désire réunir d’autres membres de la direction ou prendre rendez-vous avec un client ou un fournisseur, ce sera de votre devoir de trouver un créneau dans son planning, et de vous assurer que ce créneau convient aux invités.
Détails du module
Comprendre les enjeux d’une réunion professionnelle réussie
- Identifier les différents types de réunions : réunion de direction, embauche, prospects, fournisseurs, clients…
- Connaître les enjeux et les spécificités de chaque type de réunion.
- Identifier les règles pour chacune de ces réunions
Contourner les aléas du planning
- Déterminer le délai : dans combien de temps la réunion doit se dérouler ?
- Manager le planning de votre supérieur, en incluant des horaires de réunions
- Maîtriser le calendrier groupé et les invitations.
Comprendre le essentiels d’une réunion réussie
- Choisir le bon créneau
- Invités : n’inviter que les personnes essentielles à la réunion
- Bien définir le titre de la réunion.
- Invitation envoyée, invitation lue : la première étape du succès.
Maîtriser le temps et les ressources matérielles lors d’une réunion.
- Trouver le lieu de la réunion
- Ressources matérielles : s’assurer que le matériel fonctionne
- Pauses et encas : éviter les pièges.
Après avoir intégré la théorie, tout au long du module, vous serez directement dans l’entreprise qui vous parrainera pour organiser les réunions de votre mentor. Les lieux seront dans notre structure, mais pourront également se faire au siège de l’entreprise pour laquelle vous travaillerez. L’évaluation finale vous demandera d’organiser une réunion professionnelle à Paris en étant accompagné par l’entreprise Kactus.
Vous devrez au moins organiser cinq réunions, dont la dernière de A à Z.
Une mini soutenance vous sera demandée à la fin de ce module, pendant laquelle, il vous sera demandé d’identifier les zones d’améliorations, les difficultés que vous avez rencontré et également les succès.