Dans une entreprise, la gestion des ressources est essentielle. Si l’on ne veut pas être à cours de matériel ou de consommable, on veut également éviter le gâchis ou le surstock, mais on ne peut pas se permettre de manquer.
Tout dans l’entreprise est soumis à la gestion des ressources matérielles, les maîtriser, c’est s’assurer la moitié du travail de fait.
Objectifs
Les objectifs de ce module sont les suivants :
● Identifier les ressources matérielles.
● Bien choisir ses fournisseurs et ses partenaires.
● Comment suivre la gestion de ses ressources matérielles ?
● Analyser les besoins et les ressources non nécessaires.
Le rôle d’un(e) assistant(e) de direction dans le suivi de projet
L’assistant(e) de direction aura lors de ses différents postes de nombreuses ressources matérielles à gérer.
Ces ressources pourront être des ressources matérielles du quotidien, comme les consommables papiers, les fournitures exclusivement utilisées par la direction, les outils informatiques et technologiques du quotidien. Les dirigeants n’ont pas le temps de gérer les pénuries de stylos, de papier ou les pannes informatiques, vous serez la personne qui devra gérer ces petits aléas du quotidien, et les anticiper.
La gestion des ressources matérielles est également primordiale lors de l’organisation d’une réunion. Il faut s’assurer que chacun ait une place assise, que les prises électriques et USB soient en nombre suffisant. Il faudra également s’assurer que les outils techniques répondent au besoin de l’ordre du jour de la réunion.
Enfin, pour les événements, la gestion des ressources est un point clef du succès de l’événement, peu importe de quelle sorte d’événements il s’agit.
Détails du module
Identifier les ressources matérielles
● Ressources permanentes, ressources temporaires
● Consommables, périssables et réutilisables
● Ressources primordiales, critiques et facultatives
● De quelles ressources mon projet a-t-il besoin ?
Bien choisir ses fournisseurs et ses partenaires
● Choisir les prestataires et négocier son budget
● Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs
● Construire un outil d’aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
● Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
● Soumettre des recommandations à sa direction.
Comment suivre la gestion des ressources matérielles ?
● Tableaux Excel
● Stocks entrants et sortants
● Compter sur les conseils de ses partenaires.
● Pénuries : les devancer et les gérer.
Analyser les besoins et les ressources non nécessaires
● Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
● Analyser les mouvements de stock et gérer les réclamations si nécessaire
● Traiter les informations recueillies avec les services concernés
● Établir un plan d’action post-événement ou post-période d’analyse.
Lors de votre quatrième immersion en entreprise, vous suivrez un projet dans son ensemble. Le but des ces mois d’immersion sera de vous plonger dans le budget et de vous faire travailler sur toutes les ressources de l’entreprise et leur gestion.