En tant qu’Assistant(e) de direction, vous serez confrontés au quotidien à la planification d’évènements professionnels. Les événements professionnels peuvent être de natures différentes, réunions bien sûr, mais également interventions auprès des équipes, déplacement professionnel, conférence ou encore séminaire. Dans chacun des cas, vous devrez vous parer et acquérir toutes les subtilités et les outils pour planifier les événements du mieux que vous le pourrez.
Il y a des méthodes et des moyens de planifier efficacement n’importe quel événement, et nous vous renseignerons sur tous les outils nécessaires. Vous pourrez être confrontés à une simple réunion autour d’une table à organiser dans une salle au sein de l’entreprise ou à un voyage de promotion itinérant autour du monde, vous serez armés pour tout planifier de manière efficace, peu importe le nombre de personnes impliquées et le périmètre d’action. L’organisation d’un gala ou d’une soirée d’entreprise à Paris est également l’une des nombreuses missions qui pourra vous être confié pour valoriser l’action de votre entreprise.
Objectifs
Les objectifs de la formation sont les suivants :
● Comprendre les enjeux d’un événement professionnel
● Préparer et piloter son événement en mode projet
● Suivre et maîtriser l’événement : délais, budget et logistique
Le reste des éléments pour maîtriser et planifier un événement professionnel viendra dans les modules qui suivront.
Le rôle d’un(e) assistant(e) de direction dans la planification d’un événement professionnel
L’assistant(e) de direction n’est pas étranger à la planification d’événements professionnels.
Il ou elle est le ou la première informé(e) de l’organisation des événements au sein de l’entreprise. Et s’il ou elle ne sera pas seul(e) sur cette mission, il ou elle en sera le premier maillon de planification.
Dans certaines entreprises, vous serez seul(e)s à planifier les événements à venir, et dans d’autres vous aurez un service dédié, qui sera à votre écoute. Pourtant, n’oubliez pas que vous serez le messager et le traducteur entre les envies de la direction et la réalisation du projet.
Ainsi, si vous n’êtes pas en charge de tous les tenants et aboutissants de l’organisation de l’événement, vous n’en serez pas moins un acteur clé !
Car vous serez sans doute amené(e)s dans votre carrière à planifier des événements nous vous proposons un module complet pour se faire
Détails du module
Comprendre les enjeux d’un événement professionnel
● Identifier les différents types d’événements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
● Connaître les enjeux et les spécificités de chaque type d’événement
● Définir l’événement que votre parrain veut vous confier
Préparer et piloter son événement en mode projet
● Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, facteurs de succès
● Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, rétro planning, budget…
● Présenter le projet à votre parrain
Suivre et maîtriser l’événement : délais et logistique
● Construire son rétro-planning des actions à mener…
● Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc.
Après avoir intégré la théorie, tout au long du module, vous planifiez avec votre entreprise référente un événement. En tant qu’assistant(e) de direction, le but est surtout de veiller à ce que la planification de cet événement se déroule sans aucune embûche pour le directeur que vous suivrez et que le planning soit en adéquation avec son planning professionnel et personnel.